伝わる「ビジネスメール」のコツ

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

女性起業コンサルタント・中小企業診断士の千葉真弓です。プロフィール写真

起業していると、お客様や取引先とメールでやりとりをすることがありますよね。

メールを送るときには意識していないかもしれませんが、そのメールによって、ビジネスに対する姿勢や能力などを評価されている可能性も・・・。

わかりにくい・伝わりにくいメールでは、
起業がうまくいかない

 

仕事でメールのやり取りをしていると、
わかりやすいメールと、わかりにくいメールがあります。

メールを読んでいて、
こちらは何をすればいいんだろう?と思ったことはないですか?

これが、わかりにくい・伝わりにくいメールの典型です。

 

仕事の依頼なのか、相談なのか、単なるお知らせなのか・・・
判断がつかないことがあって、返信しづらい。
電話をしてようやく要件がわかったり。。。
(↑最初から電話すれば、時間の節約にもなったのに・苦笑)

これでは、ビジネスがうまく進まないです。

 

ビジネスメールの基本は、「型」をうまく使うこと

 

文章が苦手だから、メールもうまく書けない・・・と
言われる人がおられますが、
ビジネスメールは、要件を伝えるためのもの

小説を書くのではないので、
ビジネスメールでは、文章力はあまり関係がありません。

わかりやすいメールとわかりにくいメールの違いは、
ビジネスメールの「型」をうまく使っているかどうか。

 

ビジネスメールの「型」とは

 

ビジネスメールは、何かの目的があって書くもの。
仕事の依頼、文書の提出、
問い合わせやそれに対する回答などなど・・・。

その目的に合わせて書いていくものです。

ビジネスメールでは、以下の項目にそって書いていくと
読みやすく・伝わりやすいメールになります。

  1. 宛名:「○○会社、△△様」のように宛名を書きます。
  2. 挨拶:「いつもお世話になっております」などのあいさつ。
    午前中だと、「おはようございます」を添えたり、相手によっては「毎日暑いですね」などの気候のあいさつを入れることも。。。
  3. あなたの名前:「女性起業コンサルタントの千葉真弓です」など、肩書きと名前を入れます。これを書くことで、相手の理解を促すことができます。
  4. 導入:メールの目的などを短く入れます。「お問い合わせの件について、回答をさせていただきます」など、メールの目的を示すことで、内容の理解を助けます。
  5. 本文・用件:このメールの内容です。本文・用件を書くときには、1文あたり30~60文字程度の短めにする、箇条書きを使うなどの工夫をすると、読みやすくなります。
  6. 結び:「出欠をお知らせください。」「○月○日までにお知らせください」など、相手の行動を促す言葉を入れます。これがないと、「結局、このメールの目的は何だろう?」と思われることがあります。
  7. 署名:あなたの基本情報(会社名、名前、連絡先、メールアドレスなど)

 

読みにくいメール・伝わりにくいメールでは、
導入や結びがなく、本文のみとなっていることが多いです。
そういうメールの方は、「1文が長い」傾向もあるように感じます。

まずは、基本の形にそって書いてみることをオススメします。

 

もちろん、同じ用件で、何度もやり取りをしているときは、
「用件のみ」なんてことも。
基本の形を身につけたうえで、相手との距離感に合わせてアレンジしてみてくださいね。

 

一緒に仕事をしたいと思われるメール・評価がさがるメールもあります。あなたは、大丈夫ですか?

ビジネスメールには「仕事のエッセンス」がつまっています。

実は、1本のメールが、
あなたの印象を左右することもあるのです。


実際に会って話しているのと違って、メールは「文字」だけのやりとりです。

受け取ってメールの印象がよかったら、
仕事ができそうな人、信頼できそうな人と感じますよね。

反対に、受け取ったメールの印象がよくなかったら・・・?
「感じ悪い人」と思ってしまうことでしょう。

こんなふうに、メールはあなたの印象を左右している可能性もあるのですが、
ビジネスメール(仕事で使うメール)について、教えられた経験がある方はほとんどいません。

​お仕事メール・ビジネスメールの基本を知ることで、
仕事の効率アップや、あなたの評価アップを実現しましょう。

詳しくはこちら。

SNSでもご購読できます。

コメントを残す

*