毎日忙しい、女性起業家のための時間短縮のワザ~メール定型文をつくる

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女性起業コンサルタントの千葉真弓です。プロフィール写真 ラインなど

クライアントさんや講座の受講生さん、とお話をしていると
毎日、忙しい・・・と言われます。

うん、そうですよね。
女性で、起業していて・・・となると、一人何役もこなさなくてはなりませんものね(>_<)

そこで、今日は、ちょっとした時間短縮の小技をご紹介しますね。

 

メール定型文をつくる

 

たとえば、サロンや教室をされているとして・・・
お客様からのお申込やお問い合わせなどでメールのやり取りをすることがありますよね。

そういうときに、「メール定型文」があると便利です。

毎回、イチから文面を考えて、メールを書くのではなく
お問い合わせ~お申込~ご利用後のフォローなど、
全体の流れのなかで、お送りする必要があるメールについて、
あらかじめ「メール定型文」を用意しておくのです。

メールのやり取り、返信までの時間を短縮できるし、
お伝えするべきことが抜けてしまった!なんて、失敗も減りますよ。

 

メール定型文をカンタンにつくるコツ

 

すでに起業しているのであれば、
何回か、お客様とメールをされたことがあるはずです。
まずは、以前のメールを探してみましょう。

その文面をコピーして、「メモ帳」に貼り付けるだけで、OKです。

その際に、メール送信先のお名前、日付、金額など、
都度、変更する必要がある個所は空白にしておきます。

空白になっていると、「ここは入力が必要」と意識が向きます。
文字が入っていると、修正を忘れてしまうことがあるので注意してくださいね!

メール文面をつくるのは、
「ワード」ではなく、「メモ帳(←Windowsの場合)」がオススメです。
ワードにすると、改行などのタグがついてしまって使いにくいので、
テキスト形式で保存できる「メモ帳」がいいのです。

 

メール定型文を保存するコツ

 

パソコンに保存するときに、フォルダをいくかに分けておきます。

わたしの場合、セミナー主催用フォルダ、個別相談用などに分けていますが、
ご自身の業務内容に合わせて、どんなものが必要か、を考えてみてくださいね。

そして、フォルダに保存するときには、
メールを発信する順番に並ぶように、ファイル名をつけます

たとえば、セミナー主催用メールのファイル名は、こんな感じです。
01 お申込受付の返信メール
02 入金確認メール
03 セミナー前日にお送りするメール
04 セミナー当日にお送りするメール
05 セミナー終了後にお送りするメール ・・・

わたしは、「あ、この文面、今後も使いそう」と思ったものを
メール定型文として、どんどん保存しています。

ちょっとしたことですが、時間短縮には有効ですよ。
お試しあれ~(*^^*)

 

 

 

 

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