女性起業コンサルタントの千葉真弓です。
クライアントさんや講座の受講生さん、とお話をしていると
毎日、忙しい・・・と言われます。
うん、そうですよね。
女性で、起業していて・・・となると、一人何役もこなさなくてはなりませんものね(>_<)
そこで、今日は、ちょっとした時間短縮の小技をご紹介しますね。
メール定型文をつくる
たとえば、サロンや教室をされているとして・・・
お客様からのお申込やお問い合わせなどでメールのやり取りをすることがありますよね。
そういうときに、「メール定型文」があると便利です。
毎回、イチから文面を考えて、メールを書くのではなく
お問い合わせ～お申込～ご利用後のフォローなど、
全体の流れのなかで、お送りする必要があるメールについて、
あらかじめ「メール定型文」を用意しておくのです。
メールのやり取り、返信までの時間を短縮できるし、
お伝えするべきことが抜けてしまった！なんて、失敗も減りますよ。
メール定型文をカンタンにつくるコツ
すでに起業しているのであれば、
何回か、お客様とメールをされたことがあるはずです。
まずは、以前のメールを探してみましょう。
その文面をコピーして、「メモ帳」に貼り付けるだけで、ＯＫです。
その際に、メール送信先のお名前、日付、金額など、
都度、変更する必要がある個所は空白にしておきます。
空白になっていると、「ここは入力が必要」と意識が向きます。
文字が入っていると、修正を忘れてしまうことがあるので注意してくださいね！
メール文面をつくるのは、
「ワード」ではなく、「メモ帳（←Windowsの場合）」がオススメです。
ワードにすると、改行などのタグがついてしまって使いにくいので、
テキスト形式で保存できる「メモ帳」がいいのです。
メール定型文を保存するコツ
パソコンに保存するときに、フォルダをいくかに分けておきます。
わたしの場合、セミナー主催用フォルダ、個別相談用などに分けていますが、
ご自身の業務内容に合わせて、どんなものが必要か、を考えてみてくださいね。
そして、フォルダに保存するときには、
メールを発信する順番に並ぶように、ファイル名をつけます。
たとえば、セミナー主催用メールのファイル名は、こんな感じです。
01 お申込受付の返信メール
02 入金確認メール
03 セミナー前日にお送りするメール
04 セミナー当日にお送りするメール
05 セミナー終了後にお送りするメール ・・・
わたしは、「あ、この文面、今後も使いそう」と思ったものを
メール定型文として、どんどん保存しています。
ちょっとしたことですが、時間短縮には有効ですよ。
お試しあれ～(*^^*)
