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補助金・申請書類の作成ポイント~目的・目標・計画を区別する。

女性起業コンサルタント・中小企業診断士の千葉真弓です。プロフィール写真 ラインなど

先日、「小規模事業者持続化補助金」の公募期間中であることをご紹介しました。(こちらの記事です⇒「補助金情報・小さな会社や起業間もない方にもチャンスです」

クライアントさんや「ビジネスきらり塾」メンバーさんのなかで、補助金申請をしたい・・・という方がおられたので、ここのところ、申請書類の作成をサポートしています。

また、その他にも、補助金・申請書類を読ませていただくことが、続いています。

補助金・申請書類には、事業計画がつきものですが。。。目的・目標・計画が区別されていないケースがたくさんありました。ご本人の想いとしては、こんなことをしたい・・・というのがあったとしても、書類にその想いや考えが反映されていないと第三者(審査員)に伝わらず、残念な結果になりがち。。。

そこで、補助金・申請書類を作成するうえでも重要な、目的・目標・計画の区別についてご紹介します。

 

目的とは

 

辞書的な言い方をすれば、
目的とは、実現しようとしてめざす事柄。行動するうえでの、ねらい

起業・ビジネスでは、事業目的とか、起業の目的といった使い方をしますが、
「何のために頑張るのか」ということ。
あなたが起業・ビジネスを通して、実現したいと考えていること。

「経営理念」というのは、事業目的に近いですね。

 

目標とは

 

目的に向かって進んでいく、行動を進めるにあたって
実現・達成を目指す水準のこと。
目的に向かって進んでいくために、設定した当面のゴール。

目標は、「当面のゴール」なので、
目的までの道しるべのような感じです。

目標設定のポイントは、測定可能(メジャラブル)であること。
数値化して測定できないと、目標の達成度合がどの程度なのかがわかりません。
そのため、改善もできず、結局、目標を掲げただけ、で終わってしまいます。

具体的にいうと、
「顧客満足度の向上」「お客様に喜んでいただく」を目標設定とするのではなく、
「セミナー後のアンケートでの満足度を●●%以上とする」や
「リピート率を●●%にする」のように、数字に置き換える形にするのです。

 

計画とは

 

計画とは、目標を達成するための具体的な行動、のこと。
目標を達成するための、方法や手順などを決めること。
つまり、「何をするのか」をハッキリさせること

補助金・申請書類などでは、
事業計画をできるだけ具体的に記述してください、と書かれています。
ですが、実際に、作成中の申請書類を読ませていただくと、具体的でないケースがほとんど・・・。

「もう少し具体化しましょう」とアドバイスをするのですが、
多くの方は、「具体化って??」「具体的に考えるって??」と
たくさんの????が浮かんでいる様子。

具体的な計画というのは、
計画立案のときに「6W2H」を入れていくのです。

  1. What:何を行うか
  2. Why:その「What」を行う理由
  3. When:いつ、いつからいつまで に行うか
  4. Where:場所
  5. Who:誰が行うか
  6. Whom:誰に対して行うか
  7. How:どのように
  8. How much:予算、数量

「チラシをポスティングする」は、What(何をするか)だけが表現されたもの。
「7月に、●●市●●町を中心とした5,000世帯にチラシをポスティングする。
その際には、アルバイト2名に依頼する」とすると、具体性が出てきます。

Whatだけでなく、When(7月に)、Where・Whom(●●市●●町の5,000世帯)、
Who(アルバイト2名)、How much(5,000世帯)が加わっています。
さらに、チラシの印刷代やアルバイト2名分の人件費などを計算すれば、
どの程度の費用がかかるのか、もハッキリしますね。

補助金(特に、「小規模事業者持続化補助金」)の申請書類は、
計画の具体性がポイントです。
上に書いたくらいの表現ができるといいですね。

もちろん、補助金・申請書類に限ったことではなく、
起業・ビジネスについて考えるときには、
できるだけ具体的な内容に落とし込むことがポイント。

参考にしてくださいね!

 

伝わる「ビジネスメール」のコツ

女性起業コンサルタント・中小企業診断士の千葉真弓です。プロフィール写真

起業していると、お客様や取引先とメールでやりとりをすることがありますよね。

メールを送るときには意識していないかもしれませんが、そのメールによって、ビジネスに対する姿勢や能力などを評価されている可能性も・・・。

 

わかりにくい・伝わりにくいメールでは、
起業がうまくいかない

 

仕事でメールのやり取りをしていると、
わかりやすいメールと、わかりにくいメールがあります。

わかりにくい・伝わりにくいメールを読んでいると
こちらは何をすればいいんだろう?と思ったことはないですか?

仕事の依頼なのか、相談なのか、単なるお知らせなのか・・・
判断がつかないことがあって、返信しづらい。
電話をしてようやく要件がわかったり。。。
(↑最初から電話すれば、時間の節約にもなったのに・苦笑)

これでは、ビジネスがうまく進まないです。

 

ビジネスメールの基本は、「型」をうまく使うこと

 

文章が苦手だから、メールもうまく書けない・・・と
言われる人がおられますが、
ビジネスメールは、要件を伝えるためのもの

小説を書くのではないので、
ビジネスメールでは、文章力はあまり関係がありません。

わかりやすいメールとわかりにくいメールの違いは、
ビジネスメールの「型」をうまく使っているかどうか。

 

ビジネスメールの「型」とは

 

ビジネスメールは、何かの目的があって書くもの。
仕事の依頼、文書の提出、
問い合わせやそれに対する回答などなど・・・。

その目的に合わせて書いていくものです。

ビジネスメールでは、以下の項目にそって書いていくと
読みやすく・伝わりやすいメールになります。

  1. 宛名:「○○会社、△△様」のように宛名を書きます。
  2. 挨拶:「いつもお世話になっております」などのあいさつ。
    午前中だと、「おはようございます」を添えたり、相手によっては「毎日暑いですね」などの気候のあいさつを入れることも。。。
  3. あなたの名前:「女性起業コンサルタントの千葉真弓です」など、肩書きと名前を入れます。これを書くことで、相手の理解を促すことができます。
  4. 導入:メールの目的などを短く入れます。「お問い合わせの件について、回答をさせていただきます」など、メールの目的を示すことで、内容の理解を助けます。
  5. 本文・用件:このメールの内容です。本文・用件を書くときには、1文あたり30~60文字程度の短めにする、箇条書きを使うなどの工夫をすると、読みやすくなります。
  6. 結び:「出欠をお知らせください。」「○月○日までにお知らせください」など、相手の行動を促す言葉を入れます。これがないと、「結局、このメールの目的は何だろう?」と思われることがあります。
  7. 署名:あなたの基本情報(会社名、名前、連絡先、メールアドレスなど)

読みにくいメール・伝わりにくいメールでは、
導入や結びがなく、本文のみとなっていることが多いです。
そういうメールの方は、「1文が長い」傾向もあるように感じます。

まずは、基本の形にそって書いてみることをオススメします。

もちろん、同じ用件で、何度もやり取りをしているときは、
「用件のみ」なんてことも。
基本の形を身につけたうえで、相手との距離感に合わせてアレンジしてみてくださいね。